Administratief secretariële ondersteuner

Organisatie
Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen voor ongeveer 63.000 inwoners. Nieuwegein ligt centraal en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en uitstekend openbaar vervoer.

De gemeentelijke organisatie is informeel en ambitieus. Met circa 550 medewerkers wordt gewerkt aan een toekomstbestendige en bedrijvige stad. Het prachtige, moderne en lichte Stadshuis staat in het levendige centrum van Nieuwegein met volop winkels in de buurt.

De lijnen in de organisatie zijn kort, er is een informele werksfeer en er is volop ruimte voor nieuwe ideeën en eigen initiatief. De bedoeling van de organisatie is om bij te dragen aan een bloeiende Nieuwegeinse samenleving. De organisatiefilosofie kent de volgende uitgangspunten:

  • Wij werken vanuit de bedoeling.
  • Wij zijn één organisatie.
  • Wij vertonen eigenaarschap.

Opdracht
De gemeente Nieuwegein is op zoek naar een ervaren administratief secretariële ondersteuner om twee afdelingen binnen de organisatie optimaal te ondersteunen: de afdeling Toezicht, Veiligheid & Leefbaarheid en de afdeling Support.

 In overleg met collega’s van verschillende afdelingen bereid je overleggen voor. Je plant de overleggen en verzorgt de verslaglegging van deze bijeenkomsten. Je houdt het overzicht op de administratieve werkzaamheden rond de voortgang en hebt daarbij een signalerende rol richting de teamleiding/projectleiders. Je vult en beheert de informatiesystemen. Daarnaast verzorg je voor de teams alle voorkomende administratieve/secretariële werkzaamheden.

Je hebt organisatietalent en ervaring in het notuleren van zowel grote als kleine bijeenkomsten. Je hebt administratieve ervaring en bent in staat om werkprocessen snel te doorgronden. Je bent een kei in het organiseren en notuleren van complexe vergaderingen. Je bent klantgericht en werkt gestructureerd en accuraat. Je bent  in staat zelf invulling te geven aan de ondersteuningsbehoefte van de projectleiders/teamleiding.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Afgeronde opleiding op minimaal MBO-niveau.

Gunningscriteria (weging)
2. Afgeronde administratieve of secretariële opleiding
3. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als administratief secretarieel medewerker in de afgelopen 7 jaar
4. Aantoonbare werkervaring bij een gemeente in de afgelopen 3 jaar
5. In staat om bij complexe overleggen te notuleren in zowel kleine als grote gezelschappen, blijkend uit relevante werkervaring

 

Competenties
Je bent een echte teamplayer en kunt ook uitstekend zelfstandig werken. Verder beschik je over de volgende competenties: proactief, communicatief vaardig, plannen en organiseren, flexibel, stressbestendig, accuraat en integer. Iemand met hands on mentaliteit die snel kan schakelen en tegen tijdsdruk kan.

Heeft u interesse in de vacature? Stuur gerust uw CV en motivatiebrief naar info@odprofessionals.nl